Maar we zijn er dol op! Tegenwoordig lijkt het zelfs een trend te worden: hoe complexer hoe beter. Of het nou een raamovereenkomst betreft of een project, dan heb je al een samenwerking te pakken. In het woord ‘samenwerking’ lijkt ook een soort magische belofte schuil te gaan van samendoen en hogere doelen. Van een horizon, een stip en grensverleggende overtuigingen. Maar waarom is de praktijk dan vaak toch zoveel grilliger dan de voorgenomen ambities binnen een samenwerking?

Konijn of Eend?

Als de inkt nog niet droog is, gaat iedereen volop aan de slag. Alleen wordt die befaamde stip al gauw een waterige vlek en lijkt de horizon te veranderen in een soort mist. Dit is wat er gebeurt als de betrokken partijen ieder aan de slag gaan met een eigen interpretatie van de gemaakte afspraken. Dus met iets anders dan wat er gezamenlijk is besproken en er werkelijk bedoeld werd met de beoogde resultaten. Is dit vreemd? Nee. Het blijven immers verschillende entiteiten. Autonome organisaties met een eigen visie en missie. Het is in een ‘samenwerking’ daarom niet alleen van belang om dezelfde taal te spreken, maar bovenal te begrijpen wat elkaars drijfveren zijn.

Het plaatje van het konijn dat een eend is en andersom, gaat hierover. Over de mate van inlevingsvermogen en van wendbaarheid. Wat betekent dat de mensen die betrokken zijn bij de uitvoering van een samenwerking niet alleen de juiste dwarsverbanden moeten kunnen maken, maar zich ook letterlijk in de ander moeten kunnen verplaatsen. Zo kun je bepalen op welke punten het nodig is om een brug te slaan, of dat de organisatie moet bijsturen. Niet in de uitvoering, maar in de bedrijfsvoering.

En waarom ook alweer?

Het klinkt simpel, maar in de praktijk blijkt het ‘samendoen’ toch een ander verhaal. En de vaak toegepaste termen klinken bijna metaforisch: innige samenwerking, resultaatgericht samenwerken, partnerships, ketens en allianties.

Er zijn dan ook genoeg theorieën over wanneer het een of het ander het beste kan worden toegepast, maar daar ga ik nu niet verder op in. Wat van belang is, is dat er een bepaald resultaat behaald moet worden dat aansluit bij de bedrijfsvoering en de gestelde organisatiedoelen. Als dit niet duidelijk is, wordt het schip stuurloos. En met alle goede bedoelingen zal het niet lukken om de juiste koers te bepalen. De kunst van het samenwerken zit ‘m in het erkennen van elkaars belangen. En nog belangrijker, in het onderkennen van elkaars verschillen. Dit helpt om te beseffen wat voor invloed ieders acties heeft. En wat voor effect het op het proces heeft als afspraken niet worden nagekomen. Een eenvoudig voorbeeld, maar met grote impact: doordat opdrachtgever niet heeft geborgd dat de facturen volgens de overeengekomen betaaltermijn worden behandeld en te laat of niet worden betaald, kan opdrachtnemer vakantiegeld niet op tijd uitkeren.

Ik hoor je denken.

Faux of Feit?

Er is natuurlijk geen goed of fout in dit verhaal. Laat ik vooropstellen dat innovatief en duurzaam samenwerken essentieel is en meer dan alleen toekomstmuziek. Echter maak ik mij geen illusies. Een organisatie is pas echt aan ‘complexe’ samenwerking toe als de radars binnen de bedrijfsvoering als een geoliede machine blijven draaien. Als er een bepaalde KPI niet gerealiseerd wordt, moet iemand daar dus last van krijgen en getriggerd worden om er ook iets mee te doen. Als de prestatiemeting daalt, moet iemand willen dat het verbetert. Logischerwijs iemand die er vanuit zijn of haar formele rol ook iets mee moet. Pas als het systeem voor bepaalde tijd (minimaal een jaar) werkt zoals bedacht, kan er gekeken worden naar een volgende ontwikkelstap zoals ketenintegratie. Tot die tijd blijft het gewoon ‘samenwerken’, wat overigens helemaal niet erg is.

Wat wel een feit is, is de rol van de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Dit klinkt wat traditioneel, maar we moeten het vooral niet spannender proberen te maken dan dat het is. Laten we vooropstellen dat eenduidigheid een van de belangrijkste factoren is voor een succesvolle samenwerking. Hoe verwarrend en tijdrovend werkt het als we niet weten waar we elkaar op kunnen aanspreken of wat ieders verantwoordelijkheid is?

En laten we wel wezen, dit begint uiteraard bij ieders eigen interne bedrijfsvoering.