Soms is het om te janken! De tegendraadsheid van cultuur, de opstandigheid van ingesleten gewoontes en gebrek aan bijsturing door het management. Er lijkt geen eind aan te komen. En je begint je misschien zelfs af te vragen wie hier nou eigenlijk degene is die het niet snapt?

Maar, maak je vooral geen illusies. Iedere afdeling heeft een eigen opdracht, een andersoortig bijdragen aan het grote geheel en ieder team dus ook een andere opgave dan team Inkoop. Het gaat er dus om deze belangen in te zien, te begrijpen en hier de juiste verbanden tussen te leggen. In dit stuk doe ik een aantal handreikingen die daarbij kunnen helpen.

What’s the reason why?
Om te bepalen hoe je vanuit Inkoop het beste invulling kunt geven aan een behoefte of vraagstuk, zul je eerst een zo goed mogelijke definitie moeten geven aan deze behoefte of vraag. Je zult naar boven moeten halen wat het is en of het wel zo is. Vaak genoeg wordt er gedacht dat er een probleem is of een veranderbehoefte, terwijl een kleine aanpassing in de bestaande situatie al voldoende is.

Is er een probleem? Dan is er dus iets dat inhoudelijk, contractueel en qua prestatie moet veranderen. De opgave gaat over hoe te komen van de huidige situatie naar de gewenste situatie.

Of is er iets nieuws nodig? Is er een nieuw product, nieuwe dienst of is er een nieuwe wet? Dan moet er iets ontwikkeld worden en is er ook onderzoek nodig om te bepalen wat past, wat voldoet aan beleid en wat de juist prijs-kwaliteitverhouding is.

Of moet er iets verbeterd worden? Dan is er geen probleem, maar is er wel een wens om iets te veranderen of aan te passen en een bestaande situatie te verbeteren. Een probleem oplossen vraagt dus een andere benadering dan een innovatie doorvoeren. Bij innovatie is het feitelijk een combi van de eerste twee scenario’s.

Erkennen
Als je tussen de regels doorleest, mag het duidelijk zijn dat je dit niet alleen kunt. Dit wordt ook wel steeds meer beaamd in de inkoopwereld. Maar wat betekent dat precies en hoe vlieg je het aan? Dit betekent dat je hiervoor andere collega’s en specialisten nodig hebt, uit verschillende teams van andere afdelingen. Mensen die net zo bedreven zijn in hun vak, op hun expertise gebied als dat zij van een inkoper mogen verwachten. Een goede samenwerking en een goed resultaat kan je wel op je buik schrijven, als je hiervoor geen begrip hebt. Zoals jij erkenning wilt voor jouw enorm positieve bijdragen aan de organisatiedoelen, geldt dit ook voor hen. Heb dus respect voor andere inzichten, stem deze gezamenlijk af en integreer hetgeen dat het beste resultaat geeft.

Als de wens is om de boel goedkoper te maken, is het echt achterhaald om te zeggen dat dan maar gewoon de prijs naar beneden moet. Je mag een van inkoper verwachten dat dit soort traditioneel en kortzichtig gedachtengoed passé is. En dat er pas een goed onderbouwd inkoopplan wordt opgeleverd als alle aspecten die invloed hebben op het resultaat, de uitvoering en kwaliteit zijn onderzocht. Door mensen die hier ook verstand van hebben. Simpel gezegd maak je een inkoopplan dus altijd multidisciplinair.

Uitdaging: beleg voor de eerstvolgende opdracht als eerste eens een multidisciplinaire sessie, spin-off, hoe je het wilt noemen met alle benodigde expertise die nodig is om een zo goed als mogelijke invulling te geven aan de inkoopopgave, wat is het? Een probleem, iets nieuws of innovatie. Denk hierbij niet limitatief.

Maak het niet spannender dan dat het is!
Door de benodigde expertise op te trommelen, serieus te betrekken en ook te waarderen door de beste inzichten over te nemen, ontstaat er een gedragen oplossing. Iets wat door de organisatie herkend en erkend wordt. En daardoor ook uitvoerbaar is, lees faalkosten reduceert. Want zoals ik niemand hoef te vertellen, heeft alles een prijskaartje. Zodra iets een inspanning vraagt, dus tijd kost, gaat die meter lopen. Vandaar, tijd is geld. En als gewaardeerde inkoper wil je dus weten wat de werkelijke effort is en wat het risico is als je een bepaalde keuze maakt. Zoals wat moet, wat wil je en wat is extra? Dit A-B-C-tje is altijd nodig om de gewenste prijs-kwaliteitverhouding te bepalen.

Als inkoper ben jij niet degene die deze keuze maakt, maar de opdrachtgever. Deze moet dus zo correct, volledig en zuiver mogelijk geïnformeerd willen worden. Ik schrijf willen, want als een opdrachtgever een knuppel in het hoenderhok gooit, moet hij of zij hier ook op aan te spreken zijn.

De kunst hierbij is om zaken niet spannender te maken dan het is. Hiermee bedoel ik te zorgen dat de opgave of het vraagstuk ook altijd op de bestaande inkoopmodellen geplot wordt, te beginnen met de Kraljic, de inkoopvolwassenheid en een risico- en impactmatrix. Dit is de basis van een gedegen inkoopoefening. En ja, je kunt hier een PDCA overheen plotten, maar dat heeft geen toegevoegde waarde. Want alle modellen gaan over strategisch, tactisch en operationeel. Het heeft geen zin om steeds met allerlei spannende of trendy termen de organisatie lastig te vallen, als iets niet organisatiebreed gedragen wordt. Zorg er dus voor dat je inkoopplan eenduidig, simpel en altijd organisatie-breed getoetst wordt op de ecologie rondom herkennen, erkennen en benoemen. Als dit vijftig procent is, is het gewoon niet goed genoeg. Streef naar minimaal tachtig procent.

Cry yourself a river
Al die bierkaaien en dode paarden. Waarom heeft niemand eerder gezegd dat je zo goed Chinees spreekt? Om te janken. Nou, doe maar rustig. In dit verhaal, is er nog altijd maar één hoofdrolspeler. Die bepaalt hoe groot het succes is, invloed heeft op hoe het verhaal verkocht en ontvangen wordt en bovenal hoe hoog de gunfactor hiervan is.

De mate van succes is dus niet iets wat je kunt afdwingen, gewoon omdat jij vindt dat het zo is. Het is iets waar je je best voor moet doen. Dit vraagt consistentie, geloofwaardigheid en overtuigingskracht.

Laat ik vooropstellen dat ik het inkoopvak absoluut niet wil dramatiseren, want ik ben er fan van. Maar heb het besef dat er geen shortcut is. Het heeft dus geen zin om te klagen en andere te bekritiseren, als je er zelf niet alles aan hebt gedaan om het beste advies tot stand te brengen. Als er vervolgens toch gezegd wordt: fijn, bedankt, tot ziens. Ook goed, maar dan is dit niet meer de verantwoordelijkheid van inkoop, maar van de opdrachtgever.