Ook al heb je nog zoveel specialistische kennis, dat wil nog niet zeggen dat je ook weet wat je er precies mee kunt. Of hoe je deze kennis goed kunt inzetten. Procurement gaat heel basaal over het behartigen van belangen. De belangen van de organisatie waarvoor je werkt en je de inkoop doet. Het gaat hiermee niet over jouw persoonlijke belangen of over die van een ander. Dit gaat in breedste zin van het woord over ‘hoe’ het geld van de organisatie volgens vastgesteld beleid mag worden uitgegeven. En de kunst zit ‘m juist in het kunnen handelen naar de letter en de geest. En dat vraagt om knowhow en een flinke set aan People skills.
Inkoopkennis is een must
Om te weten wat, moet je eerst weten hoe. Je zult dus moeten investeren in een gedegen inkooptoolbox. Dit gaat over weten hoe het inkoopvak werkt en wat je ermee kunt. Afgestemd op wat nodig is en wat past bij jouw persoonlijke ambities. Dit is slechts de basis. De onderlegger van waar je deze specialistische kennis wilt toepassen. Een training of cursus is niet genoeg voor iemand die de rol van een strategisch inkoper ambieert. Ik benoem deze toolbox dan ook bewust als een persoonlijke ambitie, omdat de organisatie is wat het is. Dit is allemaal al bepaald. Een organisatie gaat niet opeens veranderen, omdat jij er nu komt werken. Anders is het gewoon en mismatch. Dus je moet investeren in jouw persoonlijke inkoopambitie om een Happy Buyer te zijn. Zodat je weet hoe jezelf kunt verkopen en ook veerkrachtig kunt handelen met het probleemoplossend vermogen passend bij de functie.
Mazen in de wet
Om te kunnen handelen naar de geest moet je dus eerst weten wat de letter is. Dit geldt op alle verschillende niveaus die van toepassing zijn. Heel simpel geredeneerd vanuit de Kraljic en de inkooporganisatievolwassenheid. Niets meer en niets minder. Maar doordat er vaak mensen met een verkeerd profiel op een functie belanden, verliezen ze deze basis uit het oog. De basiskennis die alle tools in handen geeft om een gedegen en toekomstbestendige inkoopstrategie te maken en gedegen CLM te voeren, geven niet de erkenning die men wel graag wil. Dus daar komt het van. Al die ingewikkelde ideeën die niet bijdragen aan het doel. En allerlei onwerkbare constructies die de markt alleen maar in de knel werkt. Alles voor het prestige. En dan nog niet te spreken van bestuur en directie met al hun wilde plannen. En waar de inkoper vervolgens niet tegenop gewassen is of van slimme repliek kan dienen, omdat die niet meer weet wat nu eigenlijk de bedoeling is. En zo ontstaan er mazen in de wet.
Basisprincipes van procurement
Veel gehoorde uitspraken van inkopers zijn: “Weet je wel hoeveel werk dat is?” of “Ik hebt het al zo vaak gezegd, nu ben ik er klaar mee,” en “Inkoop bepaalt hoe het moet.”
Maar zeg nu zelf. Waar zit hier de overtuiging in van een goed doordacht inkoopplan of strategie? Om dit te bereiken is het nodig om dus eerst een goede voorbereiding te treffen. Door te investeren in de letter. Wat is de opgave precies en welke belangen moeten worden gediend? En dan pas kan je zeggen wat jouw rol erin is. Daar speelt het geen vertrouwen hebben in de skills of knowhow van anderen feitelijk geen rol in. Het is namelijk niet aan jou om dit vanuit inkoop op te lossen. Dit moet uiteraard wel geadresseerd worden als risico, maar het is niet jouw probleem of een inkoopprobleem.
Basisprincipes van procurement zijn betrouwbaarheid en consistentie. Die je in de praktijk brengt door zichtbaar te kunnen handelen naar de letter en de geest. En door de juiste kritische vragen te kunnen stellen over de opgave.
Contract- en leveranciersmanagement
Aansluitend is goed en proportioneel contract- en leveranciersmanagement cruciaal voor een succesvolle samenwerking en om te weten wat. De basiskennis maakt dat je weet hoe de hazen lopen en wat je kunt doen om te verbeteren binnen het gecontracteerde speelveld. Wat neem je mee uit de evaluatie om de nieuwe contractering ook daadwerkelijk te vernieuwen en toekomstbestendig te maken gedurende de nieuwe contractperiode? Succesvol uitvoeren van een contract behelst meer dan alleen steeds een vinklijstje nalopen. Het is de bedoeling dat het contract invulling geeft aan het beleid. Denk aan MVI, wetgeving, klanttevredenheid, kwaliteitsbeleid, inkoopbeleid, communicatiebeleid en financieel beleid. De afspraken die hierop zijn toegepast, moeten hieraan gestaafd zijn en de geleverde prestaties worden getoetst en gemonitord. Contractmanagement is niet alleen aan het eind van het jaar zeggen of je een index gunt of niet.
NEVI als unique Selling Point
Er wordt tijdens opleidingen niet echt verteld hoe je het geleerde vervolgens ook moet toepassen in de praktijk en hoe je jezelf hierin kunt profileren. Wat is je pitch als inkoper? Waarom kies je ervoor om ergens te willen werken? Wat moet je doen als het ingewikkeld wordt? Wat is de brug tussen inkoop en het management? Het heeft geen zin om bij iedere inkoopvacature NEVI 2 en een hbo-opleiding te vragen als de organisatie zelf niet scherp heeft hoe deze kennis ingezet moet worden of waar het over gaat. Of hoe deze specifieke kennis te waarderen in de praktijk of binnen de bedrijfsvoering. Het is niet voldoende om te denken: “Zo, een inkoper die NEVI heeft, dus dan komt het wel goed.” Want het gaat om de geest van, de bedoeling en visie om de juiste inkoopstrategie te kunnen bepalen. Wat onlosmakelijk verbonden is met de overige bedrijfsstrategieën. Maar als inkoper weet je dat als je NEVI op je CV hebt staan, je bijna automatisch voldoet. Hoewel degene die erom vraagt, doorgaans niet echt weet wat je precies van een NEVI-er mag verwachten of hoe je die moet begeleiden en aansturen. Waardoor het ontbreekt aan mentorschap of überhaupt een gedegen gesprekspartner.
Professioneel opdrachtgeverschap
Dus dat hele grip op kosten, is rijmelarij van likmevestje. Praktisch geen enkele manager weet namelijk waar ze precies hun geld aan uitgeven of beseffen wanneer ze aan het inkopen zijn. De term kostenreductie heeft bij de gemiddelde manager ongeveer hetzelfde effect als tegen ze zeggen dat ze geen salaris meer krijgen. Maar waarom, geen idee. Hoe procurement werkt, geen idee? Dat facturen langer dan 6 maanden door de organisatie laten zwerven hetzelfde is als een leverancier uitknijpen, beseft geen van hen zich.
Als een inkoper hier vervolgens geen juiste invulling aan weet te geven is die hbo ook geen toegevoegde waarde. Voor de meeste inkoopfuncties is hbo denk- en werkniveau ook prima. Ook omdat je moet voorzien in de juiste doorgroeimogelijkheden. Iemand dit kei hard gewerkt heeft om een hbo diploma te krijgen, wil hier ook naar kunnen werken. En binnen een bepaalde tijd doorstromen naar een functie passend binnen hun ambities.
Wil je weten wat voor vlees je in de kuip hebt, zorg dan gewoon voor concrete opdrachten met een opdrachtgever en een heldere kwaliteit- en resultaatverplichting. En vertoon hier ook eigenaarschap op. Dus als je een vaag inkoopplan krijgt, doe daar dan wat aan in plaats van er een beetje mee verder aanklooien. Dan maar een impopulaire beslissing nemen. Dat hoort erbij en dit ben je zowel aan je organisatie als aan de markt verplicht vanuit verantwoord en professioneel opdrachtgeverschap.
Het arsenaal van inkoop
Om de gewenste dienstverlening of productie te borgen en slagkracht te creëren binnen een inkoopteam is het dus nodig om na te denken over wat je aan inkopers nodig hebt. Doe wat proportioneel is en wat de inkoopopgave ten goede komt. Ook hier geldt, handelen naar de letter en de geest. Een heel peloton aan senior of strategisch inkopers zet geen zoden aan de dijk als je meters wilt maken. Dit doordat die geen productie draaien en willen doorstromen naar een managementrol. Dit kan handig zijn, maar ook lastig. Want hoe zorg ervoor dat ze toch productief blijven en positief blijven bijdragen aan de opgave?
En laat het nou net zijn dat inkopers doorgaans niet de ‘rol’ hebben die ze wel graag willen hebben. No boardroom for you my friend! Zo vragen strategische samenwerkingen niet alleen om een ander soort inkoper met ander specifieke kerncompetenties, maar ook om een ander soort kostenplaatje en salariëring. Bedenk dus wat passend is in relatie tot de inkoopopgave, wat het kritische pad dat hierbij van toepassing is en wat daarvoor nodig is.