Zo richting het einde van het jaar, komt het hier vaak op neer. Iedereen is aan het eind van zijn latijn en de dagen worden zwaarder. De laatste loodjes worden er nog effe doorheen geperst voor oudjaar. Maar zonder wrijving geen glans, dus laat die ballen maar shinen!

Het enige nadeel is: de tijd gaat gewoon door en de opgave ook. Er is namelijk geen pauzeknop en ook geen rewindknop! Ook aan het einde van het jaar niet. Dus wellicht is het tijd om daar eens bij stil te staan, voordat je begint te rennen. Want door al dat vooruit rennen, loop je vaker achter de feiten aan dan je lief is. Zonder over je schouder te kijken, om te zien wat voor boemerang er in je nek hangt of wat voor shit er achterblijft.

Boemer-watte?

Iets wat vanuit alle goede intentie en ambitie vaak wordt vergeten, is het borgen van afspraken en resultaten. Het managen van risico en impact op zaken van sterk wederkerige aard. Wat uiteraard verder gaat dan alleen een slimme zin hierover opschrijven. Het zorgt voor situaties waarbij men vervolgens allerlei ballen in de lucht moet houden vanuit verandering op verandering. En voel je niet aangesproken als je net een ingenieus plan hebt bedacht om te komen van bagger tot briljant. Dat is natuurlijk fantastisch, maar dit is nooit op zichzelf staand.

Wel wrijving, No Shine

Met als gevolg een crappy kerstboom, gevuld met allerlei ideeën zonder een heldere stip aan de horizon en een vaag plan. Dit veroorzaakt vervolgens meer chaos dan flow of focus. Want we waren toch net zo lekker bezig? Er is hierbij dus meer aandacht nodig voor de algehele verbinding, samenwerking en een hogere mate van organisatievolwassenheid. Als je dit niet meeneemt of er geen aandacht voor hebt, verlies je de achterban. En laat het nu net zijn dat inkoop vaak een wezenlijk deel van transformatie, verandering en innovatie voor haar rekening moet nemen.

Kom maar op met die lempkes!

Let wel. Als er geen glans is, zegt dit niet direct iets over de kwaliteit van een plan of van de ambities. Het is niet per se zo dat het anders beter was. Het gaat juist om de dynamiek erachter aan het licht te brengen. Hetgeen wat nodig is om te begrijpen wat de bedoeling is. Risico en impact is daar een wezenlijk onderdeel van. Met name in het betrekken van de mensen die het samen moeten doen en het speelveld bestormen. Zonder hen vanaf de zijkant te willen bestieren. Als je dit niet zorgvuldig doet, is er geen verwantschap of autonomie. Wat primaire basisbehoeften zijn voor een hoge mate van betrokkenheid en persoonlijke veiligheid binnen het speelveld. Dit gaat over capaciteit en gelegenheid, eigen verantwoordelijkheid en loyaliteit.

Sociale verbinding binnen het gehele speelveld

Blijf daarom niet hangen in de luwte van je laptop, maar ga op zoek en ga het doen. Ikzelf ben hier groot voorstander van. Toen het nog kon, zocht ik minimaal een keer per jaar de operationele kant op. Dan draaide ik een dagdeel of een paar uur mee per team, van alle uitvoerende teams. De afgelopen jaren heb ik dit niet meer kunnen doen vanwege corona. Wat een groot gemis is dat, kan ik je zeggen!

Zo kwam het een keer voor dat een proceseigenaar zijn proces was gewijzigd. Deze wijzigingen werden doorgevoerd in alle workflows, documentatie en communicatie. Het ging over het doorvoeren van een drietrap in registratie, zijnde normaal – spoed – urgent. Ook werd deze wijziging doorgevoerd in alle service level agreements met leveranciers.

Al direct merkte ik op dat deze wijziging niet gefaciliteerd werd door het systeem! Want waar het proces nu deze drie opties voorschreef, voorzag het systeem er maar in twee. Dus feitelijk waren er in het primaire proces geen drie opties. En ook geen opties om hiervan af te wijken. Niet in het systeem, niet in de uitvoering en ook niet in de opvolging. Maar zo was het proces in theorie wel herschreven en vervolgens ook ge(her)contracteerd. Wat logischerwijs weer zorgde voor discussie over de prestatie en communicatie! De verwachtingen leken niet gemanaged te kunnen worden. Iets wat binnen vijf minuten getackeld had kunnen worden, in plaats van een jaar misère te veroorzaken.

Verbinding is cruciaal

Een typisch voorbeeld van verkokering en een gemiste kans. Namelijk het besef dat de gewenste wijziging juist het tegendeel zou bewerkstelligen met veel wrijving, zonder glans. Echter had met het proactief betrekken van de uitvoering en de ondersteunde processen aan de voorkant hierin meenemen, gezorgd voor überglans. Want alleen een bestek aanpassen of voorschrijven in een samenwerking is niet voldoende als ‘verbinding’. Zorgen voor een gezamenlijk stip ten gunste van een positieve bijdrage aan het totale proces is wat nodig is om de radertjes vanzelf te laten draaien.

En dan is er van ballen in de lucht houden helemaal geen sprake.