COLUMN Inkoperscafe.nl | 6 november 2023
Recent heb ik deelgenomen aan de landelijke conferentie van het Facilitair Samenwerkingsverband ROC’s en beroepsopleiding (FSR). Ik vind het vooral waardevol om aan dit soort bijeenkomsten deel te nemen om elkaar te treffen in een andere setting. Het gesprek aan te gaan en om te horen welke onderwerpen er spelen binnen onze branche. En ook nu was het de onderstroom die de overhand heeft. De zorgen, de professionals vs. de ivoren torens en de grillige toekomst.
Het geld moet ergens vandaan komen
Het leuke was dat er niet alleen workshops door inkoopgoeroes of partners waren verzorgd, maar ook vanuit de markt. Kruisbestuiving komt inzicht en kennisdeling altijd ten goede. En uiteraard hoor je daar hetzelfde geluid. De toenemende zorg over hoe we met zijn allen gezond en vitaal blijven. Hoe houden we onze bedrijfsprocessen toekomstbestendig? En hoe kunnen we daar goede invulling aan geven met de beschikbare mensen en middelen? Want het geld moet ergens vandaan komen.
Begrip van wat marktconform is, is dan onmisbaar. Wat expertise is, wat ‘nice to have is’ en wat noodzakelijk is. We houden ons nog altijd het liefst bezig met randzaken en zaken waarvan we denken waar we grip op hebben. Een belangrijke inkoopvaardigheid is daarom hoofdzaken kunnen scheiden van randzaken. Je moet goed kunnen inschatten wat de impact is van de randzaken om te bepalen waar de hoofdzaken over moeten gaan. Denk bijvoorbeeld aan het principe van dat je 10 minuten inkoopt en je er maar 7 krijgt of er is één persoon beschikbaar terwijl er werk genoeg is voor 3 FTE.
Dan gaat er echt ergens iets mis en ligt klaarblijkelijk de focus op juist ruimte creëren voor faalkosten.
Gezond boerenverstand blijft nodig
Dat is niet wat we moeten willen. Wat je wilt is een prettig werkklimaat, een wendbaar bedrijf, vitaal personeel en goede samenwerking. En dat bereik je dus niet door bij ieder gesprek of bij ieder vraagstuk met je vuisten omhoog de ring in te lopen, want het speelveld is niet alleen van jou, van jouw afdeling of jouw organisatie. Een samenwerking betreft altijd meerdere partijen en blijft het van belang om je te focussen op het beoogde resultaat binnen een samenwerking. Niet sec het resultaat van je eigen organisatie of van wat jij persoonlijk belangrijk vindt. Het gaat altijd over een groter geheel.
Alleen op die manier kun je processen zo optimaal mogelijk inrichten en je mensen daarop uitrusten en in ondersteunen. Waarbij het echt zinloos is om te zeggen dat je alleen maar strategische samenwerkingen wilt, terwijl je bedrijf puur een uitvoeringsorganisatie is. Bedenk dat de uitvoerende organisatie onmisbaar is voor management en directie. Hoewel de mensen in het veld, zijnde de vakmannen, de professionals en uitvoerders hun werk prima zonder MT kunnen doen. Dan heb ik het uiteraard alleen over het uitvoeren van het werk.
Radicale transparantie
Zoals ik vaak benoem, is dit waar de strepen op het veld zich doen gelden. Het inkoopspeelveld moet passend zijn bij de speelregels, dit is het kader. Denk bij speelregels aan inkoop- en bestelbeleid, inkoophandboeken, functieprofielen en de processen. Als dit niet helder is weten ze in het veld niet wat de ruimte is voor vrije inbreng vanuit hun expertise. Wat is hun speelruimte? Hoe kunnen ze hun verantwoordelijkheid pakken? Wanneer zeg je nee en draag je werk over?
Maar het speelveld werkt alleen als de spelregels onvoorwaardelijk omarmd worden door de gehele organisatie. Geen uitzonderingen. Waarbij het cruciaal is dat iedereen weet wat die regels dan betekenen. Welk doel dient het? En waarom is het belangrijk? Radicale transparantie is echt onontbeerlijk voor succesvolle communicatie. De kunst blijft om in klinkklare taal, die maar op één manier te interpreteren is, te communiceren binnen alle platforms en mediums.
Radicale transparantie dwingt tot nadenken. Dwingt tot verantwoordelijkheid nemen en waar mogelijk percepties in alignment brengen.
Handvatten die helpen
Onderzoeken, benoemen en toepassen is de enige manier om te ontdekken of iets werkt of niet. En natuurlijk is hiervan de onderlegger meten is weten. Alles wat je bedenkt in beleid, in voorwaarden of in contracten moet data genereren die dat ook mogelijk maakt. KPI’s en afspraken dienen goed meetbaar te zijn en werkelijk een knop zijn waar men aan wil kunnen draaien. Wat je niet wilt, is dat het een radertje is wat altijd aangezwengeld moet worden door een contractmanager of een inkoper. Wat impliceert dat het alleen iets van inkoop is.
Echter zijn mensen alleen bereid om iets te doen en hun best daarvoor te doen als de juiste mate van capaciteit en gelegenheid er is en als onmisbare factor: intrinsieke motivatie. Voor intrinsieke motivatie is er inzicht van persoonlijke waarde en drijfveren nodig. Waarbij gelegenheid en capaciteit niet alleen gaat over beleid en een functieprofiel, maar vooral de reden waarom iemand vindt dat hij iets moet doen en daar vrije tijd voor wil opofferen. Daarbij helpt het om lijfspreuken te vertalen naar inkoopprincipes als een soort vuistregels. Het is het in praktijk brengen van werkattitude en werkmoraal.
Lees ook de column Moraal van het inkoopverhaal.
Het formuleren van persoonlijke inkoopprincipes“Als je nooit leert surfen op de golven van de onderstroom, blijf je voor eeuwig stuurloos. Tot het getij je breekt.” ~ Inkoopheld
Werken met bezieling door het formuleren van persoonlijke inkoopprincipes doe je op basis van je drijfveren. Iets wat onmisbaar is voor vitaal leiderschap. Weten waarom je doet zoals je doet en hoe je het doet en waarom je dat belangrijk vindt?
Natuurlijk wil je weten hoe het met jouw principes staat! En waarom je doet zoals je het doet!
Inkoopheld heeft hier de perfecte tool voor om meer inzicht in te krijgen. Een toegankelijke drijfverenanalyse met aansluitend een coaching sessie waarin we de resultaten doornemen. Dit is inclusief een persoonlijk rapport als naslagwerk.
Neem contact op met Inkoopheld om te ontdekken hoe je te allen tijde vanuit vitaal leiderschap jouw expertise als inkoopprofessional kunt inzetten.
Gepubliceerd door
Vermenselijking van Inkoop | Vitaal leiderschap voor inkoopprofessionals | Onderstroom van Inkoopmanagement | PersonalFundamentals
Gepubliceerd • 3 d