Doorgewinterde inkopers, gedreven inkoopteams en betrokken leiders, het maakt niet uit. Het Calimerocomplex lijkt de inkoopwereld in een ijzeren greep te houden. Weet je wat Wikipedia vertelt over het Calimerocomplex? Dit: ‘Het Calimerocomplex is het gevoel van personen, organisaties of landen structureel tekortgedaan of niet serieus genomen te worden vanwege hun geringe omvang’. Toevallig ben ikzelf klein van stuk, maar ik voel me in de verste verte niet door aangesproken. Voel jij je aangesproken? Ik hoop stiekem niemand van jullie! Gezien ik me wel geroepen voel om iets te zeggen over het feit dat Calimerogedrag echt nergens voor nodig is, doe ik daartoe een handreiking in dit artikel en hoe het te overstijgen.
Inkoop Focusmodel
Als eerst een kleine terugblik naar mijn vorige column met betrekking tot het inkoop Focusmodel. Met dit model geef ik aan waar de focus op zou moeten liggen binnen de inkoopportefeuille geredeneerd vanuit inkoopvolwassenheid en Kralijc-matrix. Zo wordt inzichtelijk gemaakt waar de effort in gaat zitten en hoe je hier de regie op kunt nemen. Maar dit is niet ‘just nice to have’! Hiermee breng je helder in kaart hoe inkoop een positieve bijdrage kan leveren, wat voor inkoopfunctiehuis hiervoor nodig is en hoeveel inspanning – lees: euro’s – het mag kosten. De slagkracht en gezonde workflow die hierdoor ontstaan, zijn essentieel, zo niet essentiëler dan een businessmodel dat sec stuurt op faalkosten of de verkoopcijfers. Dat geldt aan zowel de opdrachtgevers- als de opdrachtnemerskant.
De kunst van inkoop!
Uiteraard dienen tarieven kostendekkend te zijn en moet er een logisch verband zijn. Maar het uitgangspunt is niet zo zeer wat iets mag kosten of wat er inkooptechnisch moet gebeuren. De kunst is om toegevoegde waarde en meerwaarde te realiseren versus wat het aantal euro’s vertegenwoordigt en legitimeert. Het feit dat inkoop zich al sinds jaar en dag alleen heeft geprofileerd als ‘onderhandelaar’, draagt hier dan ook absoluut niet aan bij.
De meerwaarde kan ook wel sequitor worden genoemd, de bedoeling en intentie erachter. Hierbij is het dus nodig te weten hoe de hazen lopen, wat de rolverdeling is en hoe deze zich verhouden tot elkaar. Op deze manier weet je hoe je de juiste mensen vanuit hun functie en rol kunt betrekken. En deze mensen worden vervolgens zowel deelgenoot als ambassadeur van de sequitor.
Inkoopvolwassenheid is inkoopoverstijgend
Inkoop is nou eenmaal onderdeel van een groter geheel. Wat hierbij essentieel is, is niet alleen als inkoop met inkoop over inkoop te blijven praten. En niet steeds bezig te zijn met positie of aanzien proberen te krijgen. Dit doet er ook niet toe als je vervolgens niet weet hoe het gesprek erover te voeren. Met name overig management, directie en bestuursorganen spreken en denken niet in de taal van een inkoper. En begrijp me niet verkeerd! Het is niet zo dat ik denk dat inkopers of contractmanagers hun vak niet verstaan of er geen passie voor hebben. Het gaat om de verbinding en de communicatie. Hiermee bedoel ik dat inkooptaal alleen is afgestemd op inkoop. Je moet dus nadenken over de juiste vertaling, toepasselijk binnen de context van jouw branche en organisatie, bijvoorbeeld:
• Inkoopproces: Dit gaat over de onderbouwing van hoe geld marktconform, zorgvuldig en rechtmatig wordt uitgegeven. Wezenlijk anders dan: specificeren, selecteren en contracteren;
• Contractmanagement: dit gaat over de gewenste sturing op en doorvertaling van strategisch naar professioneel opdrachtgeverschap, van tactisch naar operationeel en hoe hier over gerapporteerd moet worden. Dit verklaart meteen wat de bedoeling is in plaats van nazorg of sturen op KPI’s;
• Beoordeling of KPI: gebeuren de dingen zoals die contractueel aan de voorkant bedacht zijn? In een contract staat niet alleen wat we moet doen, maar ook hoe er een meerwaarde (de sequitor) kan worden geleverd.
Dit gaat niet over inkoop versus de rest. Dat zou ook super Calimero-achtig zijn. Laat ik het zo zeggen, het is een keuze. Een keuze voor bierkaaien en dode paarden of keuze voor samenwerking en begrip.
Waarom overstijgen?
Zoals je ziet komt er in de vertaling praktisch geen term voor als kostenreductie, onderhandeling, bonus/malus of incentive. Leuk voor een inkoopplan of inkoopstrategie, maar niet voor het gesprek met de rest van de wereld. We zijn geneigd om collega’s steeds ervan te overtuigen waarom altijd alles via inkoop moet lopen of waarom een raamovereenkomst het belangrijkst is of waarom er echt alleen door inkoop met leveranciers gepraat mag worden. Nogmaals, hetzelfde geldt andersom net zo! En het is begrijpelijk dat als een collega-manager, die net geknokt heeft om de begroting rond te krijgen, je hoofd linearecta op het hakblok legt als jij vervolgens effe vrolijk komt vertellen dat er bezuinigd moet worden. Hoezo!? Om het maar even zo te stellen.
Het is dus nodig om te allen tijde te raden te blijven gaan naar, “what’s the reason why?” Niet vanuit inkoop redeneren, maar organisatie-overstijgend en multidisciplinair. En in gezamenlijkheid de meerwaarde te bepalen, wat het zou mogen kosten en waarom. That’s how the magic happens!