Binnen inkoop en contractmanagement gaat het steeds meer over hoe we binnen de uitvoering van ons werk een werkelijke meerwaarde kunnen bereiken. Bijvoorbeeld in de vorm van duurzaamheid (omgeving), toekomstbestendig (context) en digitalisering (proces). Deze waardes zijn van technische aard en hebben betrekking op het verbeteren, vernieuwen of innoveren van bedrijfsprocessen en is door te vertalen naar een inkoopquote en benchmark (meetbaar).

Dit artikel geeft inzicht in hoe het inkoopproces door vertaald kan worden naar een meer mens gedreven strategie.

Vermenselijking van het inkooptraject

Mijns inziens is het essentieel om bij het doorvoeren van verandering juist het proces ook uit in te richten op de menselijke maat (niet meetbaar). En dat bij het creëren van meerwaarde het sowieso van belang is om hier standaard, te allen tijde en voor zolang als dat het nodig is de transitie te plotten op klantwaarde, organisatiewaarde en werkelijke impact. Verbonden aan het proces, maar vanuit perceptie, vitaliteit en tevredenheid. Dit is namelijk bepalend voor hoe succesvol en vanuit intrinsieke motivatie er een positieve bijdrage geleverd kan worden. Wat ook gaat over gelegenheid en capaciteit.

Theorie klopt nooit in de praktijk

Het is dus van belang om het zoveel mogelijk te richten op de praktijk, aanhakend op en passend bij de natuurlijke momenten. Doorgaans verlopen projecten vanuit een procesbenadering die als leidend wordt beschouwd. Dit zorgt echter voor verschotting in plaats van synergie tussen project en dagelijks beheer, wat de illusie wekt dat programmaonderdelen op zichzelf staand zijn. Niets is minder waar! Het resultaat moet doorlopend getoetst worden aan de going concern. Niet alleen of pas bij de oplevering, want bijstellen levert veel gedoe op. En niet bijstellen tot frustratie en ongenoegen op de werkvloer.

Maar hoe ziet een meer waardegedreven aanpak er dan uit? Waar moet je wanneer op letten en welke middelen zet je daarvoor in? Wanneer voer je het juiste gesprek?

Ter inspiratie en als handreiking

So many questions! Ik heb voor een meer waardegedreven aanpak een checklist gemaakt.

Note to self: een checklist is ter ondersteuning van de uitvoering. Het is niet een soort to-do lijst. Met andere woorden: Blijf nadenken 😉 Ieder vraagstuk is anders en een checklist is nooit limitatief.

Hieronder heb ik de checklist opgenomen als handreiking met daaraan zaken toegevoegd met betrekking tot de vermenselijking van het inkooptraject, zijnde: valkuilen, suggesties en een energiebalans. De energiebalans gaat over de dynamiek tussen de opgave, de mens en efficiënte uitvoering. Waarbij efficiëntie niet gaat over zoveel mogelijk doen in een zo kort mogelijk tijdsbestek, maar over het behalen van een zo optimaal mogelijk resultaat met de minste inspanning. Dit ter aanvulling!

De checklist is ook te verkrijgen als white paper met daarin dit artikel incl. de checklist of als losse checklist in een pdf of als checklist incl. valkuil – suggestie – energiebalans in een pdf. Stuur een bericht naar maartje@inkoopheld.nl om het betreffende bestand aan te vragen.

Feed forward, tips en aanvullingen zijn welkom!

Checklist voor een waardegedreven inkooptraject

🤝 Er is een formele Opdrachtgever.

Zonder Opdrachtgever is er geen behoefte. Geen doelstelling is geen richting en geen focus.

Valkuil: Voornaamste valkuil is de aanname dat iemand die een inkoopbehoefte heeft of is aangewezen als opdrachtgever ook doorgrond wat het betekent om opdrachtgever te zijn en wat er in die rol verwacht wordt.

Suggestie: Ga het gesprek aan en onderzoek samen wat precies de inkoopbehoefte is en wat de meest passende manier is om invulling te geven aan de opdracht. Een handige tool die je hierop kunt toepassen is een waarde driehoek geplot met klantwaarde, organisatiewaarde en (maatschappelijke) impact. Dit is een zeer toegankelijk model om vanuit partnership onderbouwd het gesprek te voeren tussen inkoop en de business.

Energiebalans: Zonder heldere opdracht ontstaat er ruis en onzekerheid. Beide voeding voor onrust, onbegrip en demotivatie wat allemaal een belemmerend effect heeft op de samenwerking. Een heldere stip aan de horizon geeft vertrouwen, rust en richting. Wat zorgt voor een betere beslisvorming en dat mensen bereid zijn om verantwoording te nemen.

💰 Er is een formele Budgethouder.

Zonder budget kan er geen geld worden uitgegeven.

Valkuil: Iedereen wil inkopen, maar niemand wil geld uitgeven. Aannemen dat er budget gealloceerd is volgens procuratie en er in een later stadium achter komen dat dit niet zo is, leidt tot faalkosten, meerwerk en losse opdrachten.

Note to self: Dit geldt dus ook voor het alloceren van het benodigde budget binnen Inkoop! Geen adviseur, expert of advocaat bellen zonder budget, inkoperts!

Suggestie: Zorg dat het belang gekoppeld is aan de klantwaarde, organisatiewaarde en de werkelijke impact. Hiermee ontstaat er direct inzicht in de totale interne en externe kostencyclus en bijbehorende verantwoordelijkheid.

Energiebalans: Het kost een inkoper of contractmanager veel kruim om geld te achterhalen. Facturen die niet betaald worden en van kastje naar de muur gestuurd worden. Leveranciers die in de knel komen, leveringen die on hold komen te staan. Dit zorgt voor onnodig discussie en zet relaties onder druk, met een negatief effect op de kwaliteit van samenwerken en prestaties.

⚛️ Er is een multidisciplinair Inkooptraject team. 

Zonder organisatie brede vertegenwoordiging is er geen waardegedreven inkoop of contract.

Valkuil: Inkopers en contractmanagers zijn doorgaans duizendpoten, zijn nieuwsgierig en voelen zich verantwoordelijk voor het inkooptraject. Is supergoed, maar ook een valkuil.

Suggestie: Ga niet zelf inhoudelijk invulling geven waar andere juist de expertise op hebben. En laat de verantwoordelijkheid waar die hoort. Borg hiervoor dus de juiste mensen, continuïteit en beschikbare tijd binnen de uitvoering.

Energiebalans: Het kost een inkoper veel kruim om de verwachtingen te managen, zowel binnen het inkoopteam, de interne organisatie als naar externen. Ieder specialisme kent een eigen dynamiek en werkwijze. Hier de juiste experts op inzetten maakt het mogelijk om hier de regie op te voeren, wat onnodig ruis en perceptieverschillen vermindert.

🎭 Er is een heldere rolverdeling.

Zonder rolduidelijkheid is niemand ergens verantwoordelijk voor. 

Valkuil: Iedereen heeft al een chef. Denk dus na wat je aan mandaat nodig hebt en niet alles ff makkelijk bij een projectteam kan onderbrengen.

Suggestie: Zorg dat deelnemers en of het projectteam ook het juiste mandaat meekrijgt en verantwoordelijkheid pakken. Denk hierbij ook aan het escalatiemodel. Dit is echt een vereiste om de mensen die het samen moeten doen lekker te laten werken.

Energiebalans: Bestaande hiërarchie en taakverdeling leggen vaak druk op het goed kunnen deelnemen aan en presteren binnen projecten. Het schaken op verschillende borden, verantwoording moeten afleggen aan een collega omdat die opeens projectleider is of aan een externe is op zichzelf al een wezenlijke wijziging in het werk. Alle nieuw en verandering kost mensen tijd en energie en levert in eerste instantie weerstand op. Heb hier aandacht voor en investeer in het cultiveren van begrip voor verschillende waardesystemen en onderlinge vertrouwen binnen het projectteam wat zorgt voor collegiaal verwantschap

📢 Er is een sterk communicatieplan.

Zonder communicatieplan geen samenhang, geen draagvlak en geen orde.

Valkuil: Een e-mail van 3 A4-tjes de wereld insturen met de vermelding van een nieuwe samenwerking, een nieuw contract of gewijzigde aanpak is geen communicatie. Verwachten dat men dit ook serieus gaat lezen, is ook niet reëel.

Suggestie: Voor een succesvolle inkoopstrategie is zichtbaarheid een must. Dus niet blijven hangen in de luwte van je laptop, maar ga in samenwerking met je collega’s van Communicatie aan de slag. Denk aan een inkoop roadshow, zet creatieve nieuwsberichten in, organiseer interactieve workshops of periodieke bijeenkomsten waar men zich voor kunnen aanmelden.

Energiebalans: Een sterke communicatie zorgt voor verbinding, begrip en draagvlak. Een communicatieplan helpt om op georganiseerde wijze buitenstaanders, zoals andere collega’s, leveranciers of andere stakeholders laagdrempelig aan te haken en te overtuigen.

“Zorg voor medereizigers op de inkoopavonturen van de Lonely Buyer en de Kinship Contractmanager.”

Het aanbod van Inkoopheld biedt hier verschillende mogelijkheden om hierin de juiste vaardigheden te ontwikkelen, naast training en coaching is ook een drijfverentest of alleen een Persoonlijke strategie een optie. Wil je direct aan de slag met het ontdekken van jouw persoonlijk fundament als inkoopprofessional, dan is er ook een e-learning DIY Personal Procurement Fundamentals.