En daarbij is een goed begin het halve werk. En is een planning niet om boven je bed te hangen!

‘Plans are nothing, planning is everything’, aldus Dwight Eisenhower. Alle clichés zijn waar, ik kan het niet vaak genoeg zeggen. Wat is dan precies het cliché? Feitelijk alle drie, ik zal je vertellen waarom.

Wat maakt het halve werk?
Uiteraard niet maar vijftig procent afmaken en dan stoppen. Of over de bühne gooien. Het halve werk maakt letterlijk investeren in het begin, zoals de voorbereiding, in het voorwerk. Ook hier geldt de 80/20 regel, namelijk dat twintig procent van het werk zo’n tachtig procent aan werkelijke inspanning vraagt. Dit kan alleen maar als die initiële tachtig procent dus goed georganiseerd is. En hoewel het algemeen bekend is, dat de inkoper de meeste invloed heeft in de voorbereidende fase, wordt nog altijd onderschat hoe belangrijk dit is. En vooral wat het rimpeleffect ervan is. Een goede voorbereiding zit voor zeventig procent in goede communicatie, als deze niet goed is ontstaat er namelijk ruis. Ruis staat gelijk aan faalkosten! En soms lijkt het alsof er niet goed genoeg onderhandeld is door Inkoop, omdat het op Google allemaal goedkoper is, maar in dit geval is dat misschien dan ook wel zo!

En eerlijk, plannen en voorbereiden kost nou eenmaal tijd als je het goed wilt doen. Maar het loont, zeventig procent welteverstaan!

Wist jij hiervan?
Ten tweede is het zaak dat men weet wat ze met een planning moeten doen. Juist, niet boven je bed hangen. Of in een la stoppen of onder op het befaamde twee meter hoge to-do-stapeltje leggen. Wat dan wel? Communiceren en delen. Het is zaak dat een functionaris weet op welke activiteiten, inclusief de resultaten, hij of zij invloed heeft. En in staat is om een wezenlijke bijdragen te leveren aan de organisatiedoelen. Daarvoor moet dan wel ook de ruimte zijn, zodat medewerkers de juist dingen kunnen doen en er de tijd voor krijgen die nodig is. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk zijn mensen zich vaak niet bewust van wat dit precies betekent, omdat niemand het ze ooit heeft verteld. Of dat ze het overzicht niet hebben, omdat er nooit tijd is geïnvesteerd in het correct toelichten van het ondernemingsplan. De juiste verbanden leggen is nou eenmaal niet voor iedereen gesneden koek.

Een paar voorbeelden:

• Morgen wordt er op de zevende verdieping een keuken vervangen en wordt er planmatig onderhoud uitgevoerd aan de lift;
• Door een slechte raamovereenkomst, kan het serviceteam geen one time fix realiseren. Wat is dan de werkelijke contractwaarde?

Reken die rimpels maar ‘ns uit, zowel op de impact als de euro’s!

Planning is everything
En last, but not least. Het plannen zelf. Wat? Gatver, doe lekker zelf!

Ja, het is wat, dat plannen, onderhandelen, bespreken, bundelen en ordenen. Het liefst vertellen we effe hoe het allemaal moet en laten we anderen het voor ons organiseren. Echter hoeft dit niet speciaal spannend te zijn. Het is vooral zorg dat de bedoeling helder is. Voor jezelf, maar bovenal voor de opdrachtgever en het team, project- of beheerteam of in wat voor samenwerking het ook mag zijn. Als je je verhaal op orde hebt, met een duidelijk omschreven doel, resultaat en impact volgt hier vanzelf een goede planning uit. En weet ook ieder hoe het te plaatsen in het werk en dus een positieve bijdragen kan leveren.

Maar, terugkomend op de voorgaande voorbeelden, hoop ik dat hiermee juist het belang van kruisbestuiving ook helder is gemaakt. Het is niet zo dat een organisatie rond jou of jouw team is gebouwd. Jij en jouw team zijn een radertje in het grote geheel. En als er een stagneert, heeft dit impact op de rest. Dat vraagt dus om afstemming en overleg over de planningen die er zijn. Afstemming tussen elkaars afdelingsplannen en beleidsstukken. Niet eenmalig, maar doorlopend.

Then a plan comes together!