Sociale mobilisatie van Inkoop – deel 2.
Een vervolg op Sociale Mobilisatie van Inkoop cruciaal voor Preferred Business partnership.
In dit artikel schijn ik wat extra licht op het wat van waarom het beduidend waard is om Inkoop te profileren en kwalificeren als ‘preferred’ business partner. Want de Inkoopdiscipline is de enige van een soort die de gewenste kwaliteit-prijs-prestatie kan manifesteren vanuit sociale verbinding. Ik ga er in dit stuk wat dieper op in, zodat je er het nieuwe jaar fris en fluitend mee aan de bak kunt!
Als eerste twee hoofdoorzaken, de gevolgen ervan en de valkuil, en een suggestie.
Toekomstbestendig inkoopmanagement begint met het erkennen ervan
Als er binnen een organisatie een inkoopteam of afdeling is, èn formeel vastgesteld inkoopbeleid dan kan het samenwerken met Inkoop en Contractmanagement geen discussiepunt zijn. Het is dan feitelijk onacceptabel als op welk niveau dan ook, gedrag wordt vertoond waarbij Inkoop als onzinnig of onvolwaardig wordt afgedaan. En daarbij zeg ik dan ook gelijk: “Goed voorbeeld, doet goed volgen.”
Het inkoopbeleid is dus onlosmakelijk verbonden met alle organisatieactiviteiten en beleidsvoering. Inkoop hoeft geen podium, maar zeker geen bierkaai. Klinkt logisch, maar de praktijk hierbij is gefrustreerd.
De gefrustreerde praktijk
Als gevolg hiervan is de werkvloer voor de inkoopprofessional niet altijd een feestje. Het vraagt om consistent handelen, weerbaarheid en een flinke dosis doorzettingsvermogen en inventiviteit. Misschien klinkt het wat dramatisch, maar dat is ook de bedoeling. Want als je je huid niet duur genoeg verkoopt, wordt het namelijk al snel afgedaan met een houding van ‘niet zo erg’ en gedrag als ‘dat regel ik dan wel effen met die inkoper’. Dit zorgt voor een laag moraal en minder loyaliteit, naar elkaar toe als collega en naar de organisatie of branche op zich. Om je inkoophuis vitaal en in balans te houden, moet hier aandacht voor zijn. Want als er geen binding is, blijven mensen de toko verlaten. Inclusief de know-how en passie voor de branche. Iets wat niet meekomt vanuit school of zijinstroom.
Pappen en nat houden
Gevolg is dat men op andere wijze keuzes maakt. Meer gedreven door nieuw gras bij de buren, of salaris of minder verantwoording hoeven af te leggen als ZZP’er. Maar dat de toko moet blijven draaien weet ook iedereen, dus het één is een logisch gevolg van het ander, alleen een beetje duurder. Duurder op alle vlakken, niet alleen qua salariëring. Ook de investering in cultuur en kennis. Zoals het verduurzamen van Inkoop en Contractmanagement (loyaliteit, betrokkenheid & vitaliteit) versus faalkosten (lage productiviteit, uitstroom en ziektekosten). En dit is waar het moeilijk wordt. Dit is wat veel organisaties lastig vinden om goed te doen en consistent te blijven doen. En dan neemt de zelfingenomenheid het over van de urgentie, wat leidt tot leegstroom.
Zeg maar dag! Crappy inkoop paradimga
Een recent onderzoek van Skill dynamics (2022) schetst een grimmig beeld hierover. De cijfers in hun onderzoek laten zien dat binnen vier jaar bepaalde functies volledig worden vervangen door een nieuwe lichting inkopers en contractmanagers. ‘De vaardigheden en kennis die aan het begin van de periode van vier jaar nog aanwezig was in de hoofden van degenen die in functie waren, zal aan het einde volledig verloren zijn, waardoor organisaties afhankelijk blijven van de vaardigheden en kennis van hun nog te werven opvolgers.’ Aldus Skill Dynamcis.
Een groot deel van de respondenten in het onderzoek gaven hierbij aan dat de vooruitzichten op loopbaanontwikkeling binnen hun huidige organisatie en huidige functie ontoereikend is. Ook blijkt dat de perceptie van een slechte bedrijfscultuur reden genoeg is om te vertrekken. De hierbij gepubliceerde cijfers geven het volgende aan:
- Beperkte doorgroei kansen: 44%
- Slechte training en ontwikkeling: 34%
- Gebrek aan respect voor de functie: 30%
- Slechte bedrijfscultuur: 24%
Wat is er dan mis binnen de inkoopdiscipline?
Standaard wordt er voor de inkoop en contractmanagement functies gevraagd naar hbo diploma of denk- en werkniveau. Mensen met een hbo-denk- en werkniveau dienen praktisch te beschikken over sociaal-communicatieve vaardigheden (één van de algemene hbo competenties, dd. 1993). Van hen wordt verwacht dat ze vakkennis kunnen toepassen en verbeteren in samenwerking met anderen. Op de meeste hbo-opleidingen wordt daarom tegenwoordig aandacht besteed aan het ontwikkelen van sociale en communicatieve vaardigheden. Die vaardigheden kun je als kunstjes best aanleren, maar met die kunstjes alleen val je door de mand. Je houding ten opzichte van gesprekspartner(s) is minstens even belangrijk. Is je houding niet juist, dan zal het effect van je zogenaamd vaardige gedrag nihil zijn (Bron: Persoonlijke Kwaliteit, 2010). Het is dus een aanname dat wanneer je hbo voorschrijft in een inkoopvacature, je dan ook vanzelfsprekend de professional met de juiste skills of motivatie binnenhaalt.
Gebrekkige houding en gedrag
En als dit niet het geval blijkt, moet je daar dus iets mee! Zoals gezegd is de inkoopdiscipline de enige van een soort die de gewenste kwaliteit-prijs-prestatie kan manifesteren vanuit sociale verbinding.
In de eerste plaats roept, bij mensen die zich geen raad weten met sociale situaties, als in relatiemanagement, samenwerken of onderhandelen, gevoelens van angst en spanning op. Ze durven niet goed of ze weten niet hoe ze moeten handelen. Het zich ‘geen raad’ weten, heeft als gevolg dat ze niet tevreden zijn over zichzelf of hun prestaties. Ze hebben hierbij negatieve gedachten en negatieve gevoelens: ‘Wat doe ik weer stuntelig, ik kan weer niet uit mijn woorden komen, ik zie dat niemand begrijpt waar ik het over heb. Mijn handen trillen, dat ziet iedereen en ik krijg vast weer rode vlekken in mijn nek, die ziet ook iedereen.’ Mensen gaan dan de situaties die zoveel spanning, angst en lichamelijk ongemak oproepen, vermijden. Daarmee is tegelijkertijd de mogelijkheid verdwenen om te oefenen, om ook eens een complimentje te krijgen en vaardiger te worden in de sociale omgang (Bron: Persoonlijke Kwaliteit, 2010).
Grondlegger van gefrustreerde cultuur
Een soortgelijke vicieuze cirkel ontstaat ook als mensen geen sociale vaardigheden ontwikkelen omdat ze te overheersend zijn. In plaats van het gebrek aan durf is het dan de zelfingenomenheid die hen ertoe aanzet om anderen te overdonderen. Dit belemmert anderen, die zich terugtrekken en geen commentaar meer geven op het veeleisende en soms arrogante gedrag. De kans om gecorrigeerd te worden is dan zo minimaal geworden dat oefening in de ontbrekende vaardigheid niet noodzakelijk lijkt en achterwege blijft. De zelfingenomenheid en daarmee het dwingende gedrag worden zo in stand gehouden (Van der Molen, 2000).
Wat moet er dan veranderen?
Ben je niet goed genoeg zoals je nu bent? Heb je dan geen goede kwaliteiten? Tuurlijk wel. Maar gewenste attitude en gedrag gaat niet over één nacht ijs. Het vraagt om zelfkennis, eigenregie en inzicht in intrinsieke motivatoren. En bovenal is ieder persoon uniek. Dus zorg dat wanneer je als organisatie aan de slag gaat met verandering of transformatie, de focus en slagkracht van de inkopers en contractmanagers niet verstoord raakt, maar hun positie en prestatie als individu daarin juist versterkt wordt. Wat de organisatie verplicht tot het bieden van de juiste begeleiding en coaching op het ontwikkelen van sociaal-emotioneel vlak voor persoonlijk welzijn, werkgeluk en vitaliteit in zijn geheel.